Con carácter general, la LOPD establece que los datos personales deben ser cancelados cuando dejan de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la que fueron recabados.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), ha dictado la primera resolución de autorización para conservación de datos personales con fines históricos, en respuesta a la solicitud de una organización sindical para el mantenimiento íntegro, con fines históricos, de los datos tanto de afiliados como de representantes sindicales contenidos en los ficheros de la organización.

En el artículo 157 del Reglamento de desarrollo de la LOPD, se recogen los aspectos y requisitos que debe contener la solicitud como son: la descripción de los datos que se pretenden conservar; motivar y acreditar la existencia de valores históricos, científicos o estadísticos que justifican la conservación; y exponer detalladamente las medidas a implantar para garantizar los derechos de los ciudadanos. 

La resolución dictada por la AEPD recoge las medidas de seguridad y garantías aportadas por la organización sindical, entre las que se señala que “los datos se guardarán y destinarán exclusivamente a fines históricos en el momento en el que el afectado hubiese dejado de formar parte activa de la organización, no habiéndose desligado por ello totalmente de la misma, considerándose necesario este almacenamiento para el mantenimiento y seguimiento de todas las actividades llevadas a cabo por el sindicato y sus afiliados y representantes a lo largo de su historia”. Asimismo, se especifica que “dicho almacenamiento no se producirá cuando el afectado ejercite directamente frente a la confederación su derecho de cancelación conforme a lo establecido por la normativa de protección datos”.

The Personal Data Protection Act states that personal data must be deleted when are no longer needed or relevant to the purpose for which they were collected.

The Spanish Agency for the Personal Data Protection (AEPD) has issued the first resolution of approval for conservation of personal data for historical reasons, in response to the request of a Trade Union for the full maintenance for historical, both data affiliated trade union representatives as contained in the records of the organization.

Article 157 of the Regulations implementing the Data Protection Act, highlights  the aspects and requirements to be included in the request such as: the description of the data that are intended to retain, motivate and demonstrate the existence of historical, scientific or statistical justification conservation, and detail the measures to be implemented to ensure the rights of citizens.

The decision of the AEPD includes security measures and guarantees provided by the trade union, including states that “data is stored and used only for historical purposes at the time in which the affected party had ceased to play an active of the organization, not having so completely detached it, this storage is considered necessary for the maintenance and monitoring of all activities carried out by the union and its members and representatives throughout its history”. It also specifies that “such conservation will not occur when the affected exercises directly his right of cancellation as provided by the personal data protection legislation.”

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